Силвина

Разсейват ли ви, докато работите?

Докато четях купчинката e-mail новинарски бюлетини, за които съм абонирана, попаднах на тази статия, с която съм съгласна - и аз всеки ден изпитвам ефекта от постоянното прекъсване на работата ми чрез разнообразни технологични средства. Макар че част от работата ми е именно да поддържам контакт с колегите в страната чрез instant messaging и e-mail, фактът, че обикновено хората не знаят какво правя в момента, дали нямам важна задача или не разговарям с някой друг, водят или до струпвания на 4-5 души едновременно, които искат да ми кажат нещо особено спешно, или до дни, в които чакам нещо да се случи, а такова няма (и, за лош късмет, точно тогава се случва през офиса да мине някой, чиято оценка за труда ми не ми е безразлична, и у него да остане съмнението, че по цял ден само си седя на бюрото и не върша нищо). Затова реших да си систематизирам основните правила, чрез които се справям с прекъсванията и не допускам да ме превърнат в нервна и щураща се насам-натам личност, за която в края на деня се оказва, че е започнала 6-7 задачи, а не е довършила нито една. Надявам се да бъдат полезни и на някой друг, а и да ми напомнят какво точно да правя, ако случайно забравя.

• Рутинните задачи се вършат в определеното за това време, преди всичко останало, което е възникнало на момента. Например, отчета за извършената през седмицата работа пиша винаги в понеделник сутринта на следващата седмица. Ако има задачи за понеделник, те следват след написването и предаването на отчета.


• Останалите задачи се вършат според крайните срокове за всяка - най-спешна е тази с най-близък краен срок. Ако краен срок не е зададен или ако има еднакви такива, работя според реда на определяне на задачите - първо тази, която е била възложена първа.


• Държа си постоянно отворен текстов файл за бележки, в който записвам всякакви нахвърляни неща, които не пасват някъде другаде. Не пиша на листчета, тъй като работя много по-бързо с клавиатурата, отколкото пиша на ръка. Ако ме прекъснат, записвам във файла какво съм правела в момента и докъде съм стигнала. По този начин по време на прекъсването не се налага да помня тези неща, а след него се връщам към тях точно оттам, където съм спряла работата си.


• Правило за instant messenger: работи винаги, когато съм в офиса, като показва актуалното ми състояние. Ако съм със статус "away" или "busy", това означава, че наистина съм заета или не съм на бюрото си. Ползвам Miranda, като съм настроила прозорците с нови съобщения да мигат в областта до часовника на лентата със задачите - така не пропускам нищо, но и не ми изскачат по няколко прозореца едновременно точно когато съм най-натоварена. Когато съм свободна, отговарям поред на всички заприказвали ме.


• Правило за e-mail: настроила съм клиента да проверява за нова поща на всеки 10 минути. Когато получа такава, отговарям незабавно.


• Правило за телефоните: звъни ли, вдигам. Ако звъннат едновременно стационарен и мобилен, вдигам този, който е звъннал първи. Ако говоря по единия и звънне другият - sorry, не прекъсвам разговора. Ако, обаче, пиша mail или говоря в IM, прекъсвам, за да вдигна телефона. След края на бъркотията, ако е останало пропуснато обаждане с видим номер на опиталия да ми се обади, му звъня аз.


• Ако ме търсят едновременно по няколко комуникационни канала, отговарям в следния ред:
  
  
  
  1. човек, който си е направил труда да влезе в офиса и стои пред мен;
  
  
  2. телефон;
  
  
  3. instant messenger;
  
  
  4. e-mail;
  
  
  5. поща на хартия.
  
  

А вие как се оправяте в комуникационния хаос?