Силвина

Журналистите и как да се държим с тях, когато организираме проява

Организирането на OpenFest 2005 вече започна. Тъй като, освен координатор на феста в Пазарджик (който тази година ще се проведе в Телецентъра), съм и в групата, която помага за връзките с медиите, се замислих относно това как могат журналистите да бъдат заинтересовани да посетят подобна проява и да пишат за нея. На подобни събития не стават бедствия и престрелки, не присъстват известни манекенки или попфолк певици, а и се говори толкова "сложно", че вероятността някой журналист от медия, която не е технически ориентирана, сам да реши да присъства, е доста малка. Има, обаче, някои начини да се постигне по-голяма посещаемост от страна на журналистите. Предлагам ви изпробвани техники, които имаха ефект миналата година за положително медийно отразяване на OpenFest Пазарджик:

1. Съберете списък на лица за контакти във всички медии в града, където провеждате събитието. При някои, например местния вестник, редовното им следене за около седмица-две може да ви ориентира към кой журналист да се обърнете, ако установите, че има някой, който особено се интересува от темата на провежданото събитие или като цяло от интересни прояви, случващи се в града. Ако не е откриете такъв, не е голяма беда, но да имате определено лице за контакт е предимство.


2. Напишете press release, който да предоставите на медиите. Това е особено важно, ако ще говорите на тема, изпъстрена със специфични термини или ако някое от ключовите лица е чужденец с екзотично име - в такива случаи нерядко се получават големи смехории след диктуване на информация по телефона. Включете датата, часа и мястото на проявата, както и кратка фактология за нея - каква е идеята й, кой я организира, програмата й, малко история, ако е имало такива прояви преди, както и информация за по-известните участници в нея. Извън официалния документ, бъдете готови да дадете информация коя лекция кога ще се състои, кога ще има свободни от други задължения хора, които да дадат интервюта, в колко часа ще завърши проявата и кои ще бъдат най-атрактивните моменти за снимане (за вестниците и телевизиите). Ако не ви зададат тези въпроси, и сами можете да подсетите хората от дадената медия, с които говорите, за тези факти - ще им бъдат от полза.


3. Обадете се по телефона на всички. Дори да имате e-mail адресите им, обадете се по телефона. Вероятно ще останете изненадани, ако разберете колко рядко някои хора (били те и журналисти, търсещи новини) проверяват пощата си, особено в по-малките градове. Използвайте електронната поща по-скоро като факс: за да изпратите по нея файл с press release, след като сте уведомили журналиста по телефона да го очаква.


4. Свържете се с журналистите два пъти: веднъж няколко седмици преди проявата, за да ги уведомите за нея, и веднъж няколко дни преди провеждането й, с цел напомняне. По-ранното включване ви осигурява и предимството на предварителните материали: ако сте достатъчно интересни, повечето медии ще се съгласят да напишат/излъчат по нещичко за вас предварително, което си е безплатна реклама.


5. Когато говорите по телефона, бъдете кратки, но ясни. Обяснете кой сте вие, от чие име се обаждате, както и най-основните факти като кога и къде ще се състои събитието. Споменете и някое и друго известно име на лектор, например, за да събудите интерес, и помолете за номер на факс или e-mail адрес, на който да изпратите цялата информация. Веднага след разговора изпратете press release, заедно с лога и други графични елементи, които бихте искали да присъстват в публикацията. Ако ги изпращате по e-mail до печатна медия или телевизия, нека бъдат с резолюция поне 250 dpi, за да не изглеждат като парцал във вестника или с размера на пощенска марка (или пикселизирани) на телевизионния екран. При втория, напомнящ разговор, за всеки случай попитайте дали всички файлове са пристигнали живи и здрави и дали има нужда да ги изпратите отново.


6. На самото събитие предвидете човек, който да говори с медиите. Добре ще е това да е главният координатор или някоя друга важна личност от организационния екип. Въпросният човек трябва да има добра визия, която да съответства на проявата (например, ако е бизнес-ориентирана, да бъде облечен в костюм или ако има някакво официално облекло на проявата, както тениските на OpenFest, да носи него), да бъде с подходящ темперамент (сериозен при сериозни събития и т.н.), ясна дикция, приятен и достатъчно силен глас (има значение за радио- и телевизионните изяви), да знае всичко за събитието в най-големи подробности и да не се притеснява да отговаря на неочаквани въпроси. Също така, ако имате особено атрактивни или известни лектори, уредете им среща и "фотосесия". Понякога това може да бъде нещото, което да натежи във ваша полза, ако на оперативка в редакцията започне спор кой материал да се излъчи/отпечата и кой да отпадне.


7. Бъдете любезни. Пренебрежителното отношение към журналистите се усеща и в отговор едва ли можете да очаквате голяма благосклонност от тях. От друга страна, повечето репортери са свикнали да ги подценяват и да ги смятат за некомпетентни по дефиниця, още преди да са си отворили устата, така че вашата добронамереност ще ги изненада приятно и може да бъде във ваша полза в създаването на материала. Затова, отнасяйте се към тях с уважение, дори да си просят точно обратното. Приемете ги като ваш съюзник, който ви помага да постигнете целта си - да привлечете посетители и да ги информирате, и то без да иска заплащане за съдействието си, - а не като досадни глуповати драскачи (дори и конкретните хора от дадена медия, с които общувате, да са такива).


8. Бъдете готови освен с лице, което да говори, и с достатъчно писмен материал. Подгответе по един комплект отпечатани материали за всеки журналист, който да включва информацията за събитието (която може да се покрива с тази в press release-a, а може и да бъде по-разширена, но не и по-сбита), екземпляр от програмата и рекламни материали, ако имате такива. Освен че говори за професионално организаторско изпълнение, тази информация ще помогне за избягване на грешките от типа "неправилно записано име или термин", тъй като репортерът ще има всичко черно на бяло, когато започне да подготвя материала си. Малък детайл: ако връчвате на някого няколко листа, поставете ги закачени в папка или пъхнати в папка джоб. Ако въпросният човек се налага да посети още няколко мероприятия след вашето, разпиляването на хвърчащите листчета и загубването на поне едно от тях (а по закона на всемирната гадост обикновено се губи най-важното) е гарантирано. Ако направите пресконференция, добър ход е да осигурите и тефтерчета и химикалки за писане.


9. След събитието отново се свържете с медиите. Изпратете няколко благодарствени думи на онези, които са дошли, но не отхвърляйте и онези, които не са изпратили свой представител. На всички изпратете отново резюме за събитието, както и някакви статистически данни, като колко посетители сте имали и дали е била постигната целта на проявата (например, ако тя е била с цел протест срещу нещо, уведомете медиите какъв ефект е имал той и какво следва). Ако имате възможност, пуснете по e-mail и снимки от събитието. Веднага се сещам за поне два примера за това защо е полезно да изпратите материали след събитието. В първия един вестник не успя да изпрати репортер на OpenFest, тъй като на същия ден имаше множество други събития, а част от служителите бяха в почивка. Тъй като, обаче, имаха достатъчно информация и снимки, успяха да пишат за OpenFest. Вторият пример се е случвал многократно с една политическа партия, която редовно ми изпращаше press release за всяка организирана от тях проява, докато работех в новините на "Hot FM". Тъй като бях единствен репортер, в дни с много събития и пресконференции не успявах да "огрея" навсякъде, така че понякога въпросната партия оставаше непосетена. Ако не получавах от тях информация, може би нямаше да влизат в новините толкова често.

Не забравяйте основното правило: поддържайте добри отношения с медиите. Често тяхната дума тежи повече в съзнанието на средностатистическия човек от рекламата. Всеки може да си плати за реклама, но ако някой е написал статия за вас, без да му плащате, очевидно сте предизвикали интереса му и шансът написаните хубави неща за вас да са верни се смята за много по-голям. Да не говорим, че една толкова ценна публикация няма да ви струва нищо, освен малко отделено време и внимание.